Arbeitsmappen

Für angemeldete Nutzer gibt es die Möglichkeit, innerhalb der Kategorien Antique Monuments und Post-Antique Documents Arbeitsmappen (Workfolders) anzulegen. Darin können Datensätze, beispielsweise die Sammelergebnisse bestimmter Suchen, abgespeichert werden. Die Mappen können in einer hierarchischen Struktur angelegt werden, so dass sie jeweils untergeordnete Mappen enthalten.
Allerdings können in den Arbeitsmappen nur Datensätze einer Kategorie gespeichert werden, also entweder nur Monumente oder nur Dokumente, übergreifende Arbeitsmappen gibt es nicht.

Mit dem Ordnersymbol oben links neben dem Namenssuchfeld der Monument Search (bzw. Document Search) öffnet man den Bereich der Arbeitsmappen.

Auf der linken Seite erscheint ein neuer Navigationsbereich (Workfolders), rechts bleibt die Monument Search mit der Ergebnisliste bestehen. In den Workfolders können im freien Suchfeld einzelne Mappen nach ihrem Namen gesucht werden.
Mit dem Button New kann eine neue Arbeitsmappe erstellt werden.

Darunter wird die hierarchische Mappenstruktur angezeigt: Auf der obersten Ebene wird zwischen Mappen unterschieden, die nur dem aktuellen Benutzer (Personal Folders), die allen Benutzern (Public) und die nur der Gruppe des aktuellen Benutzers (Reader) zur Verfügung stehen.

Durch  bzw.  können die jeweiligen untergeordneten Arbeitsmappen ein- oder ausgeblendet werden.
Die einzelnen Arbeitsmappen sind – sofern die Berechtigung dazu besteht – durch direktes Anklicken des Titels aufrufbar, rechts neben dem Titel der Arbeitsmappe erscheint in Klammern die Anzahl der enthaltenen Datensätze. Klickt man die Anzahl an, werden die Datensätze rechts in der Ergebnisliste aufgerufen.

Um Informationen über eine Mappe zu erhalten, klickt man auf den jeweiligen Mappennamen in der Mappenstruktur. Informationen, wie Mappenname oder Anzahl der Datensätze werden im oberen Bereich angezeigt.

Funktionen
Clear Folder = Leeren der Arbeitsmappe.
Show = Anzeigen der Datensätze in der Ergebnisliste.
= Blättern im Bestand der in der Mappe gespeicherten Datensätze.
Choose records: All = Alle Datensätze werden in die Arbeitsmappe übernommen
Choose records: Selected = nur die ausgewählten Datensätze werden in die Arbeitsmappe übernommen
= Wechseln des Auswahlmodus' (Choose records: All vs. Choose records: Selected)

N.B.: Wenn man einen Datensatz in der Arbeitsmappe oder rechts in der Ergebnisliste anklickt, öffnet er sich im Monument oder Document Viewer. Um wieder in den Arbeitsmappenbereich zurückzukehren, betätigt man den Pfeilbutton in der oberen linken Ecke des Bildschirms.

Erstellen einer neuen Arbeitsmappe

Eine neue Arbeitsmappe erstellt man mit dem Button New. In diesem Bearbeitungsmodus kann im Namensfeld der Titel eintragen werden. Darunter wird der Ort der Mappe eingestellt (Folder is in):
User = Die Mappe wird im persönlichen Bereich (Personal Folders) abgelegt und ist für andere Nutzer nicht sichtbar.
Public = Die Mappe wird im öffentliche Bereich abgelegt und ist für andere Nutzer mit Leseberechtigung sichtbar.
Benutzergruppe (Reader) = Die Mappe wird im Bereich der jeweiligen Nutzergruppe abgelegt und ist für die anderen Nutzer dieser Gruppe mit Leseberechtigung sichtbar.
Bereits angelegte Arbeitsmappen erscheinen ebenfalls als Ort zur Auswahl, Mappen können dort als untergeordnete Mappen angelegt werden.

Rechtemanagement
Im Rightmanager lassen sich für einzelne Benutzer bzw. Benutzergruppen Lese-, Schreib- und Löschrechte vergeben.
Durch Klicken auf fügt man eine Zeile ein, in der die Rechte eingestellt werden können. Mit dem Pull Down Menü „who?“ legt man fest, auf wen sich das Recht beziehen soll.
N.B.: Dabei müssen - vor dem ersten Speichern - an erster Stelle die Benutzergruppen definiert werden und an zweiter Stelle die Einzelpersonen (s. Einstellung wie im nächsten Screenshot)! Mit den Buttons kann die Reihenfolge der Zeilen verändert werden.
= Löschen der Zeile

Mit den Checkboxes „R“, „W“ und „D“ rechts neben dem Pull Down Menü wird das entsprechende Recht definiert:
„R“ (read) = erlaubter Lesezugriff.
„W“ (write) = erlaubter Schreibzugriff, d.h. Veränderungen an der Arbeitsmappe werden erlaubt.
„D“ (delete) = Berechtigung zum Löschen.
„L“ (Link) = Zeigt Mappennamen als Link an. Diese Option sollte immer deaktiviert sein, da für die Editoren selbst der Name automatisch als Link angezeigt wird.
Das jeweilige Recht ist gesetzt, wenn die Checkbox mit einem Haken markiert ist.

Durch Bestätigen mit Save werden der Name und die definierten Rechte gespeichert. Der Editor schließt sich und die Mappe erscheint im normalen Anzeigemodus. In der Ergebnisliste auf der rechten Seite erscheinen nun neben den Datensätzen kleine Checkboxes mit Pfeilen , durch direktes Anklicken dieser Checkbox kann der Datensatz in die Mappe kopiert, bzw. durch Choose records: All können alle Datensätze der Ergebnisliste in die Mappe übernommen werden.

Durch Klicken auf wechselt man den Auswahlmodus: Es erscheinen nun Checkboxes zum Anklicken neben den Datensätzen in der Ergebnisliste, so dass man einzelne Datensätze auswählen und durch Klick auf Choose records: Selected in die Mappe übernehmen kann. Die übernommenen Datensätze werden in der Mappe aufgelistet, durch können sie wieder einzeln entfernt werden. Die übernommenen Datensätze werden automatisch gesichert.
N.B.: Wenn man einen Datensatz aus der Mappe löscht, wird dieser Vorgang ebenfalls automatisch gespeichert, das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden!

= öffnet bzw. schließt den Editor: Name, Ort und Rechte einer Mappe können dort jederzeit geändert werden.

= man verlässt die jeweilige Arbeitsmappe, anschließend kann durch
oben links der Arbeitsmappenbereich (Workfolders) geschlossen werden.